時間管理は組立が重要ではない

毎朝、会社に向かう電車の中で仕事の段取りを組み立てる。

まず、デスクの書類整理をしよう。次はメールチェックだ、昨日打ち合わせたA社の見積りが届いているはずだから、早めに部長に確認をお願いしよう。

朝礼は、何を話そうか・・・昨日の会議の落とし込みと、そうだ、来月からスタートする企画があるから皆に知らせないと・・・。

11時から打ち合わせがあるから、資料準備をするには最低でも10時には取り掛からないと・・・A社の見積りは打ち合わせの時に部長に確認してもらおう。

午後はB社に13:30、後にC社が控えているから・・・昼飯食べる暇ないかな・・・。

↓↓↓出社

「課長、朝からすみません、この資料確認して頂けますか」

『おう、おはよう。分かった、デスクに置いといて』

「まずは書類整理からだ、お、B社の仕様書が届いてるじゃないか・・・あれ、これ間違ってるな、訂正しないと」

『〇〇課長、今日の打ち合わせにこの資料も欲しいんだけど』

「はい、分かりました。急いで作ります・・・〇〇係長、ちょっといいかな、この資料が打ち合わせで必要だから、このファイルとこのファイルをまとめてほしいんだ」

・・・「早くも時間が推したな、メールは、と・・・あれ、A社の見積が届いてない、電話しておこう」

『課長、朝礼はどうしますか?』

「あぁ、もうそんな時間か、ごめん時間ないからこの議事録コピーして配っといて、落とし込みは夕方やるから」

『〇〇課長、資料できた?』

「・・・すみません、もう少しです」

なんて、中々思い通りにいかないことが管理職の悩みだったりします。

管理職に限らず、企業によっては時間管理の研修が用意されていたり、専門の団体がセミナーを開くほどだと考えると、「忙しくて時間がない、どうしたら時間を上手に使えるのだろう」という悩みは多くのサラリーマンが抱えるものだということですね。

私自身、仕事の関係でいくつかのセミナーに参加しました。また、そうした時間管理について書かれている本を何冊か読んだことがありますが、大抵言われること、書かれていることは同じです。つまり、時間管理の基本は昔から変わらないということ。

  1. いつから始めるのかを明確にする
  2. 何にどのくらいの時間を費やされるかを知り
  3. 無駄を排除し、自由な時間を作る

つまり、時間管理を考える場合、予定を組むのはもちろんだが、何にどれだけの時間を使ったのかを分かるような習慣をつけることが大切だということです。

経験から言わせてもらえば、時間の使い方は努力しなければ身につきません。目で、耳で聞いただけでは、必ず仕事に流されます。

急な電話、会議、トラブルなどは地位が高くなるほど日常茶飯事です。その高くなった地位がさらに時間を要求するでしょう。

得意先の電話に出ないわけにはいかない、会議に出席しないわけにはいかない。問題が起きたら対処しなければいけない。

ただしトラブルに対処出来るようになることが進歩ではいけません。対処以前に予防するか、いっそ日頃の仕事にルーティン化してしまうべきです。

話が少し逸れました。で、ですね。

時間管理の基本は上記の通りですが、もう一つ大事なことがあります。それは、自分のペースを知り、他人のペースとは違うことを理解する。ということです。

「あの人は私と比べて暇そうなのに、いつも忙しいとぼやいている。あんなゆっくりしていたら、そりゃ終わらないだろ」

職場でまったり仕事をしている人をみると、つい文句の一つも言ってやりたくなりますが、

「あの人は忙しないな、周りが振り回されてるじゃないか、見ているこっちが落ち着かない」

なんて、逆にペースの速い人にも文句が出るものです。

誰にだってペースがある。ペースは自分のものであって、他人のペースとは異なりますから、どんなに良いやり方に見えても、他人のやり方がそのまま身につくものではありません。

また、仕事内容が働く人のペースに影響を及ぼすこともあります。

例えば経理部門なら、月末や決算期は非常に多忙です。時には自分だけでなく部下の応援もしなければなりません。一方、営業部門なら、決算期の追い込み時期や、何かしらの期限に合わせてお客様への訪問活動などで急激に忙しくなります。

こうした忙しいリズムに合わせて仕事のペースは作られているわけで、自分のペースと職務の特徴を押さえて時間管理をすることが大切です。

時間管理を進める場合、予定を組むのはもちろんですが、重要なのは何にどれだけ時間を使ったのかを分かるようにすること。

間違った時間管理の例として、日々のルーティンワークを抜き出し、頭の中で予定を組み、その達成を目標に動いていくものがあります。

何時から何時はこれをやる、あれを終わらせる。終わらないなら前倒しにしようかなど、このようなに仕事の中身を追求しない時間管理はうまくいきません。

時間の使い方を掴む為には、時間の使い方を分析することです。

携帯電話などでアラームを15分毎に鳴るようにセットし、アラームが鳴った時に何をしていたのかを手帳等に記入していきましょう。

アラーム音が気になるのであれば、マナーモードで自分だけに分かるようにします。午前、午後と分けて区切りが良いところでシートなどに記入してまとめます。

時間は細かすぎても大変ですが、一時間刻みではアバウト過ぎますから、仕事にかかる時間がどれくらいかを把握するためには、15分を一コマとして時間を把握するのがよい方法です。

これを一日やるのは疲れます。が、時間管理はこのように意識してやらなければ改善されないものと思ってください。

やるべきこと 予定時間 実績時間 問題/改善点
メールチェック 8:00~8:30 8:00~8:30 8:45~9:00 たまったメール返信に手間取る/メールBOXの整理とフォルダ分け、即日処理をする
朝礼・業務指示 8:30~8:45 同左
〇〇資料作成 9:00~10:00 9:00~10:30 見栄えにこだわりすぎた/見た目八分でシンプルにまとめる
打ち合わせ 10:30~12:00 10:30~12:30 意見の吸い上げによる時間延長/グルーピングの改善で効率化

例えば、上記のようなメモを取ると、自分の時間の使い方を見直すことができます。

メモ帳で問題ありませんが、スケジュール帳を使われている方も多いと思いますので、使いやすいものを選んでください。

とりあえず数日試しにやってみましょう。出来れば一週間試してください。

時間管理というものは、まず時間の使い方を見直すところからです。

中には「その時間」を使うために「ほかの時間」を削る方法が時間管理だと勘違いされている方もいますが、中身が洗練されない限り、新たな仕事やイレギュラーが発生した途端に余裕がなくなります。

今自分が日々当たり前にやっている事の中身をまずは見直していきましょう。

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