「仕事が立て込んでしまい、どれから手をつけていけばいいのか分からなくなってしまった」こんな経験したことないですか？
例えば、夕方に提出しなければならない書類をまとめていると、部下から突然「課長、お客様からクレームをいただいてしまって・・・」と電話が掛かってきたり、取引先や上司から「昼までにこの資料が必要で・・・」と言われてみたり、忙しい時に限って様々な案件が重なることって、よくありますよね。
そういう場合に、仕事の順番や優先順位を組み直して、急いで処理しなければならない仕事からこなしていけるのが、管理職の重要な能力の一つだといえます。
仕事の振り分けは「重要度」と「緊急度」？
よく言われる仕事の振り分けは「重要度」と「緊急度」です。つまり、
- 重要かつ緊急
- 重要だが緊急ではない
- 重要ではないが緊急
- 重要ではなく緊急でもない
さらに仕事の依頼元がどこにあるのか？ということを踏まえて考えると、もう少し複雑になりますが、とりあえず上記のようなものが効率的振り分けです。
しかし、これらはあくまでも基本的なタイムマネジメントの一つとして考えられるもので、こと管理職の仕事に当てはめて考えると、この限りではありません。
管理職の仕事は基本的に全て重要です。外すことも遅らせることも許されないものであったり、自分が最後の砦と言わんばかりの案件が大半ですからね。
「大体こんなもんでいいかな・・・よし、勝負！！」とはいきません。大抵の仕事は緊急度が上がるにつれて重要度も上がります。
モチベーションを考慮した優先順位
「重要度」や「緊急度」を中心に仕事の順番を考えてみると、スケジュールが仕事に振り回されている印象をうけませんか？
仕事の優先順位を頭の中で整理していても、いつも気が付くと思い通りに進んでいない！という人の多くは、この「重要度」や「緊急度」に固執した考えをもちすぎているような印象を受けます。
管理職といえど一人の人間です。重要な仕事からやるのは分かっていても、どうにも気分が乗らない・・・なんてこともあるはずです。モチベーションが低下したままの仕事は、あまり能率的にはなりませんし、良い結果を生みません。
そんな時は、やりやすい仕事から片付けて表面上の負担を軽くするということがあってもいいと思うのです。そして、調子が出てきたら手ごわい仕事に取り掛かる。
つまり、「仕事」の面でばかり考えず、「気持ち」の面での優先順位も考慮するのです。
- やりやすいものから処理をする
- 単純、簡単なものから処理をする
- 能率の上がるものから処理をする
仕事中心の優先順位、気持ち中心の優先順位。この両方を考慮してやるべき仕事に順番をつけていくようにします。
書いてよしではなく、思い浮かべること
例えば、日々のスケジュールを手帳やカレンダーなどに書いているとしても、日の終わり、または週の終わりに、翌日や翌週の計画、やるべきことの優先順位を思い浮かべるのです。
「来週はある程度余裕があるから、ゆっくり仕事が進められる。再来週はだいぶ立て込んでいるから、時間のあるうちに、この仕事とあの仕事を終わらせておこう・・・」
↑こんなことを頭の中で思い描きながら予定を書いていくとします。ところが翌週になると、朝から色々な仕事が飛び込んできました。
『高橋課長、明後日会議が行われることになった、すまないが君のところで直近データのまとめと分析資料を作って欲しい、急な話だが頼んだよ』
『課長、先月から進めている例のプロジェクトに関する○○の締結がうまくいきそうで、あとひと押しなんです。明日の午後に先方とアポが取れたので、ご同席頂けませんでしょうか』
こういう事って日常茶飯事ですよね。
管理職のスケジュールは時間単位で入れ替わりが入るものです。このような突発的事項が飛び込んできたら、優先順位を考えながら予定を組み直します。
仕事が忙しい時、または予定外な仕事が入ったら、必ず順番をつけましょう。その場合、まず、「なにを後回しにしようか・・・」と考えるはずです。飛び込みで仕事が入る場合は、「どれが一番期限が近いだろう」と考えながら順位をつけていきます。
頭の中で行動予定が整理出来ている状態と、スケジュール帳やカレンダー依存で行動予定が把握出来ていない状態では、いざという時の対応に大きな違いがでますから、直近の予定と週や月の大きな案件は常に頭に入れておけるのが理想。
もちろん、スケジュール帳を使わないということではありません。これはこれで抜けの無いように、日や週の終わりに見直して、次にやるべきことの反芻が出来るように、しっかりと予定を書いておきましょう。
仕事のリズムを崩さない工夫、自分の癖を把握する
生活においても、仕事においても”リズム”というのは大切です。
毎日、毎週、毎月の節目にやるべき仕事の順番をつける。その日のはじめやおわり、週の始めや終わりに、やるべき仕事の大まかな順番を決める。
重要なのは、一日のはじまりと飛び込みの仕事が入ってきた時です。
仕事を始める時、あなたは何から取り掛かるでしょうか。
例えば、私の場合はパソコンを立ち上げて、その日入ってきているメールに目を通し、返信するところから始めます。
前日の日次データを集計したり、部下からあがってくる書類に目を通し、机の上を片付けるところから始める人もいるでしょう。
毎日、仕事の始まりを大事な仕事から始めるのか、儀式的なものから始めるのか、それは重要ではありません。それよりも、自分の日々のリズムを作る為、どの仕事から始めるのがもっとも自分に合っているか、良いスタートをきれるのか、仕事の癖を知ることです。
何度も書いていますが、管理職のスケジュールは外部依存が多くなりますので、自分がつけた順番通りに仕事を進められる日ばかりではありません。
問題が発生して対応に当たらなければならなかったり、部下のトラブルを処理しなければならなくなる時もあります。そうなると当然、予定や順番が狂います。
ここで狂うのは嫌だから切りのいい所まで進めてしまおうと棚上げしてはいけません。それではリズムが崩れてしまい、後々手が回らなくなる可能性があります。そうではなく、急な案件が舞い込んできたら、そのつど仕事の順番を見直すようにすることです。